Hampir setiap distributor yang kami temui sudah punya sistem: ERP, software akuntansi, atau aplikasi distribusi. Tapi pekerjaan harian tetap berjalan di Excel dan WhatsApp. Jadi pertanyaannya bukan lagi "perlu sistem atau tidak", tapi apakah ERP yang ada perlu diganti, ditambah modul, atau dilengkapi aplikasi yang dibuat khusus.
Langkah berikutnyaSatu otak perusahaan: semua aplikasi membaca data yang samaLihat cara kerjanyaApa yang dikerjakan ERP dengan baik
ERP dibuat untuk mencatat transaksi dengan benar dan rapi: penjualan, pembelian, stok, piutang, utang, dan jurnal akuntansi. Untuk itu, ERP yang matang sulit dikalahkan. Laporannya dipercaya auditor, alurnya sudah teruji di banyak perusahaan, dan urusan pajaknya mengikuti aturan.
Karena itu, untuk sebagian besar distributor menengah, ERP atau sistem akuntansi yang ada sebaiknya tetap menjadi tempat pencatatan utama. Mengganti ERP hanya karena laporannya kurang lengkap jarang sepadan dengan biaya dan risikonya.
Di mana ERP biasanya berhenti
Masalahnya muncul di pekerjaan yang bukan pencatatan, melainkan keputusan:
- Toko mana yang perlu dikunjungi besok, dan barang apa yang ditawarkan.
- Berapa yang harus dipesan ke pabrik, dengan memperhitungkan barang yang masih di perjalanan dan lead time impor.
- Bagaimana menghitung ulang price list saat kurs naik, untuk ratusan barang dan beberapa tingkatan harga.
- Laporan kunjungan salesman, yang sebagian besar berupa catatan bebas.
ERP mencatat apa yang sudah terjadi. Pekerjaan di atas butuh membaca data itu dan menyarankan apa yang harus dilakukan. Karena ERP tidak dibuat untuk itu, tim mengekspor data ke Excel dan mengerjakannya secara manual. Inilah sebabnya banyak perusahaan sudah punya ERP, tapi tim tetap bekerja di Excel.
Tiga pilihan, dan kapan masing-masing cocok
| Pilihan | Cocok kalau | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Modul tambahan atau kustomisasi ERP | Kebutuhannya dekat dengan pencatatan, dan vendor ERP punya modulnya | Kustomisasi berat membuat upgrade ERP mahal dan lambat |
| Software jadi untuk satu fungsi | Cara kerja Anda sama dengan kebanyakan perusahaan, misalnya absensi atau kunjungan dengan GPS | Biaya per pengguna terus berjalan, aturannya sulit diubah, data tersebar di banyak aplikasi |
| Aplikasi custom yang membaca data ERP | Pekerjaan itu membedakan Anda dari pesaing, atau aturannya sangat spesifik | Butuh pembuat yang paham distribusi, dan rencana perawatan |
Ketiganya tidak saling meniadakan. Distributor yang sistemnya berjalan baik biasanya memakai kombinasi: ERP untuk pencatatan, satu atau dua software jadi untuk fungsi umum, dan aplikasi custom untuk pekerjaan yang paling menentukan.
Kapan ERP saja sudah cukup
ERP saja sudah cukup kalau:
- jumlah toko dan barangnya masih kecil, sehingga analisa manual masih sempat dikerjakan
- keputusan harian sebagian besar diambil pemilik yang hafal pelanggannya
- laporan bawaan ERP sudah menjawab pertanyaan yang sering muncul
Dalam kondisi itu, lebih baik pastikan ERP dipakai dengan benar daripada menambah sistem baru.
Kapan perlu aplikasi custom
Aplikasi custom masuk akal ketika:
- Pekerjaannya memakan banyak jam setiap minggu, dan dikerjakan di Excel di luar ERP.
- Aturan bisnisnya spesifik, misalnya tingkatan harga dengan diskon bertingkat, atau aturan order yang berbeda per pabrik.
- Hasilnya harus dipakai di lapangan, misalnya oleh salesman di ponsel, bukan di layar kantor.
- Pekerjaan itu menjadi keunggulan Anda, sehingga Anda tidak ingin memakai cara yang sama dengan semua pesaing.
Contohnya analisa penjualan per toko dengan AI, atau price list yang dihitung ulang saat kurs naik. Data keduanya ada di ERP, tapi pekerjaannya dilakukan di aplikasi terpisah yang membaca data tersebut.
Cara menggabungkan ERP dan aplikasi custom
Pendekatan yang paling aman: ERP tetap menjadi sumber data yang benar, aplikasi custom membaca datanya, lalu mengirim kembali hanya yang perlu dicatat.
Satu aturan sederhana: kalau sebuah angka dicatat di dua tempat, suatu hari keduanya akan berbeda. Tentukan sejak awal sistem mana yang menjadi pemilik setiap data.
Dalam praktiknya:
- data order, stok, dan piutang diambil dari ERP secara rutin, misalnya setiap malam atau setiap jam
- aplikasi custom mengerjakan analisa, rekomendasi, dan alur kerja
- hasil yang perlu dicatat, misalnya order baru, dikirim kembali ke ERP
Dengan cara ini, ERP tidak perlu diganti dan tim keuangan tetap bekerja seperti biasa. Ketika beberapa aplikasi membaca data yang sama, perusahaan Anda punya satu otak: semua bagian melihat angka yang sama.
Lima pertanyaan sebelum memutuskan
Sebelum menambah sistem apa pun, jawab lima pertanyaan ini bersama tim:
- Pekerjaan apa yang paling banyak dikerjakan di Excel di luar ERP?
- Berapa jam per minggu, dan siapa yang mengerjakannya?
- Apakah vendor ERP punya modul yang benar-benar menjawabnya, bukan hanya laporan tambahan?
- Siapa yang akan memakai hasilnya, dan di perangkat apa?
- Apa yang terjadi kalau orang yang menguasai Excel itu keluar?
Kalau jawaban nomor 1 dan 2 menunjukkan puluhan jam per minggu, dan jawaban nomor 3 adalah "tidak", aplikasi custom hampir pasti layak dihitung.
Langkah berikutnya
Kalau jawabannya mengarah ke aplikasi custom, keputusan berikutnya adalah siapa yang membangunnya. Kami bandingkan pilihannya di software house, freelancer atau tim IT internal, dan rinciannya di biaya membuat aplikasi custom untuk distributor.
Kalau Anda masih di tahap awal, mulai dari satu pekerjaan yang paling makan waktu. Atau bawa daftar pekerjaan Excel Anda ke konsultasi gratis, dan kami bantu memilah mana yang cukup di ERP dan mana yang perlu aplikasi sendiri.