Banyak tim purchasing menghitung order dari stok hari ini. Untuk barang lokal yang datang dalam seminggu, itu cukup. Tapi untuk barang impor yang baru tiba dua sampai tiga bulan lagi, stok hari ini hampir tidak berarti. Yang menentukan adalah berapa stok yang tersisa saat kiriman tiba.
SolusinyaOrder ke pabrik dari penjualan nyataLihat cara kerjanyaKenapa stok hari ini menyesatkan
Misalnya stok kulkas 2 pintu Anda 300 unit dan terjual sekitar 100 unit per bulan. Terlihat aman: tiga bulan stok. Tapi kalau order hari ini baru tiba tiga bulan lagi, stoknya sudah habis tepat saat barang datang, atau malah habis duluan kalau penjualan naik sedikit saja.
Sebaliknya, barang yang terlihat menipis bisa saja aman, karena sudah ada kiriman di jalan.
Rumus sederhananya
Untuk setiap barang:
- Stok saat tiba = stok sekarang + kiriman yang sudah dipesan − (penjualan per bulan × bulan sampai kiriman tiba)
- Bulan stok saat tiba = stok saat tiba ÷ penjualan per bulan
Angka kedua inilah yang Anda bandingkan dengan batas aman.
Tentukan batas aman, dalam bulan
Batas aman sebaiknya dinyatakan dalam bulan stok, bukan unit, supaya bisa dipakai untuk semua barang. Misalnya: minimal 0,8 bulan saat kiriman tiba, maksimal 2,5 bulan. Di bawah batas, risiko kehabisan. Di atas batas, uang Anda tertahan di gudang.
Barang yang cepat laku atau sulit dicari penggantinya biasanya diberi batas bawah lebih tinggi.
Pakai rata-rata penjualan yang mana?
Rata-rata 12 bulan lebih tenang terhadap bulan ramai dan sepi. Rata-rata 6 bulan lebih cepat menangkap tren. Untuk barang baru yang belum punya riwayat setahun, pakai yang tersedia dan tandai untuk dicek manual.
Dari bulan stok ke jumlah order
Jumlah order = (target bulan stok × penjualan per bulan) − stok saat tiba
Lalu bulatkan ke kelipatan karton, palet, atau kapasitas kontainer. Kalau beberapa barang dari pabrik yang sama dikirim bersamaan, hitung semuanya sekaligus supaya kontainernya penuh.
Dihitung untuk setiap barang, setiap minggu. Di Excel, hitungan ini biasanya dikerjakan per pabrik dan makan berjam-jam. Di aplikasi Order Projection, stok saat tiba, batas aman dan saran jumlah order dihitung untuk setiap barang dari penjualan nyata, lalu tim purchasing tinggal mengecek dan menyetujui.
Kalau hitungan ini masih dikerjakan di Excel di luar ERP, baca kapan sebaiknya memakai aplikasi custom di samping ERP.